Bir işletme yeni bir yazılım satın alıyor.
Aylarca kurulum yapılıyor.
Çalışanlara eğitim veriliyor.
Ancak birkaç ay sonra sistem beklenen faydayı üretmiyor.
Çalışanlar eski yöntemlerine geri dönüyor.
Bazı işlemler hem yeni sistemde hem Excel’de tutuluyor.
Şirket yönetimi sonunda şu yorumu yapıyor:
“Bu yazılım bize uygun değilmiş.”
Bazen gerçekten yazılım yanlış seçilmiş olabilir.
Fakat çoğu durumda sorun daha önce başlamıştır:
Şirket neyi düzeltmek istediğini belirlemeden teknoloji satın almıştır.
Kötü süreç dijitalleşince iyi sürece dönüşmez
Bir işletmede satın alma onayı gereksiz yere beş kişiden geçiyorsa bunu yazılıma taşımak süreci iyileştirmez.
Artık beş kişi kâğıt yerine ekrandan onay verir.
Sorun devam eder.
Müşteri bilgileri yanlış tutuluyorsa CRM sistemi kurmak veriyi otomatik olarak doğru hale getirmez.
Stok kayıtları disiplinli tutulmuyorsa ERP de gerçek stok miktarını bilemez.
Bu nedenle teknoloji mevcut sürecin kalitesini büyütebilir.
İyi süreci hızlandırır.
Kötü süreci ise daha hızlı kötü hale getirebilir.
İlk soru “hangi program?” olmamalı
Şirketlerin teknoloji yatırımlarında ilk sordukları sorulardan biri genellikle şudur:
“Hangi ERP iyi?”
“Hangi CRM’i almalıyız?”
Bundan önce sorulması gereken soru ise:
“Hangi problemi çözmeye çalışıyoruz?”
Örneğin amaç;
teklif hazırlama süresini azaltmak,
stok doğruluğunu artırmak,
müşteri takibini iyileştirmek
veya üretim planlamasını daha görünür hale getirmek
olabilir.
Problem net olduğunda teknoloji seçimi de daha objektif yapılabilir.
Yazılım şirketi sizin sürecinizi sizin kadar bilemez
Teknoloji sağlayıcıları iyi çözümler sunabilir.
Ancak şirketin çalışma şeklini en iyi kendi yöneticileri ve çalışanları bilir.
Bu nedenle işletme süreçlerini tamamen yazılım firmasının tasarlamasını beklemek doğru olmayabilir.
Şirket önce kendi işleyişini anlamalıdır.
Hangi adım neden var?
Kim yapıyor?
Hangi bilgi gerekiyor?
Nerede gecikme yaşanıyor?
Hangi kontrol gerçekten gerekli?
Bu sorular cevaplanmadan yazılım kurulursa sistem şirkete değil, şirket sisteme uymaya çalışabilir.
Gereksiz adımı otomatikleştirmeyin, kaldırın
Dijital dönüşümde önemli prensiplerden biri şudur:
Gereksiz bir işi otomatikleştirmek yerine ortadan kaldırmak daha iyidir.
Bir raporu her hafta kimse okumadığı halde çalışan iki saat boyunca hazırlıyorsa çözüm raporu otomatik üreten yazılım almak olmayabilir.
Önce şu soru sorulmalıdır:
Bu rapora gerçekten ihtiyaç var mı?
Cevap hayırsa en verimli otomasyon o işi tamamen kaldırmaktır.
Çalışanlar neden yeni sistemi kullanmaz?
Yeni sistemin başarısızlığında çalışanların “değişime dirençli” olduğu sık söylenir.
Bazen doğrudur.
Ancak çalışan açısından yeni sistem eski yöntemden daha fazla iş çıkarıyorsa direnç anlaşılabilir.
Örneğin çalışan müşteri bilgisini önce CRM’e, sonra başka programa, ardından Excel’e girmek zorundaysa dijitalleşme iş yükünü azaltmamış, artırmıştır.
Bu nedenle yeni sistemin kullanıcı açısından da fayda üretmesi gerekir.
Teknoloji yatırımı nasıl yapılmalı?
İşletmeler şu sırayı izleyebilir:
- Önce çözülecek problemi belirleyin.
- Mevcut süreci baştan sona çıkarın.
- Gereksiz adımları kaldırın.
- Yetki ve sorumlulukları netleştirin.
- Kullanılacak veriyi standartlaştırın.
- Beklenen sonucu ölçülebilir hale getirin.
- Daha sonra teknoloji seçeneklerini değerlendirin.
- Küçük ölçekte pilot uygulama yapın.
- Kullanıcı geri bildirimlerini alın.
- Sistem fayda sağlıyorsa kapsamı genişletin.
Teknolojinin geri dönüşü ölçülmeli
Bir yazılımın başarılı olması yalnızca çalışmasıyla ölçülmemelidir.
Şirket şunlara bakmalıdır:
Teklif süresi gerçekten azaldı mı?
Stok hataları düştü mü?
Tahsilat takibi iyileşti mi?
Çalışanların manuel işlem süresi azaldı mı?
Müşteriye cevap hızı arttı mı?
Eğer ölçülebilir bir gelişme yoksa yatırımın neden yapıldığı tekrar sorgulanmalıdır.
Dijital dönüşüm teknoloji projesinden çok yönetim projesidir
Dijitalleşme çoğu zaman bilgi teknolojileri departmanının işi olarak görülür.
Oysa satış süreci dijitalleşiyorsa satış yönetiminin,
stok süreci değişiyorsa depo ve satın almanın,
üretim sistemi değişiyorsa üretim yönetiminin
projeye aktif katılması gerekir.
Çünkü teknoloji yalnızca aracıdır.
Asıl değişen şirketin çalışma biçimidir.
KOBİ’ler için dijital dönüşümde en önemli yaklaşım belki de şudur:
Önce işi düzelt, sonra teknolojiyi işe uygula.
Bu sıra tersine döndüğünde şirket daha fazla yazılıma sahip olabilir.
Ama mutlaka daha verimli hale gelmez.
