Bir işletmenin uzun yıllardır aynı tedarikçiyle çalışması ilk bakışta önemli bir avantaj gibi görünebilir. Taraflar birbirini tanır, fiyatlama alışkanlıkları oturur, kalite standardı bilinir ve çoğu zaman iletişim hızlı yürür. Ancak bu düzen zaman içerisinde başka bir riski de beraberinde getirebilir: şirketin kritik ürün veya hizmetlerde tek bir tedarikçiye bağımlı hale gelmesi.
Bu bağımlılık çoğu zaman sorun yaşanana kadar fark edilmez. Tedarikçi teslimatı geciktirdiğinde, fiyatını beklenmedik ölçüde artırdığında, üretimini durdurduğunda veya başka bir nedenle ürünü sağlayamadığında işletme bir anda alternatifinin olmadığını görebilir.
Bu nedenle tedarikçi ilişkilerinde yalnızca “iyi çalışıyor muyuz?” sorusu yeterli değildir. Şirketin aynı zamanda “Bu tedarikçi yarın ürün veremezse ne yaparız?” sorusuna da cevap verebilmesi gerekir.
İyi tedarikçi ile tedarikçi bağımlılığı aynı şey değildir
Bir işletmenin güvenilir bir tedarikçiyle uzun süre çalışması elbette değerlidir. Sorun, o tedarikçinin alternatifsiz hale gelmesidir.
Örneğin üretimde kullanılan kritik bir parçanın yalnızca tek firmadan temin edildiğini düşünelim. Tedarikçi yıllardır sorunsuz çalıştığı için şirket başka kaynak araştırmamış olabilir. Ancak tedarikçinin üretim kapasitesi düşer, ithalat sorunu yaşar veya ticari koşullarını değiştirirse sorun doğrudan üretime yansır.
Bu noktada şirketin güçlü ilişkisi avantaja değil, bağımlılığa dönüşebilir.
Dolayısıyla sağlıklı tedarik yönetiminin amacı mevcut tedarikçiyi sürekli değiştirmek değil, alternatifsiz kalmamaktır.
En büyük risk her zaman fiyat değildir
Tedarikçi seçiminde şirketler çoğu zaman ilk olarak fiyatı karşılaştırır. Oysa tedarik zinciri açısından daha kritik başka unsurlar da vardır. Bir ürün ucuz olabilir ancak sürekli geç geliyorsa üretimin durmasına neden olabilir. Kalitesi değişken bir hammadde üretim hatalarını artırabilir. Finansal olarak zayıf bir tedarikçi bir gün faaliyetini durdurabilir.
Bu nedenle bir tedarikçinin değerlendirilmesinde yalnızca satın alma fiyatı değil, toplam etkisi dikkate alınmalıdır.
Örneğin daha pahalı fakat düzenli teslimat yapan bir tedarikçi, sürekli geciken ucuz bir tedarikçiden gerçekte daha düşük maliyetli olabilir. Çünkü üretim duruşlarının, acil nakliyenin, müşteri teslimatlarının gecikmesinin ve yeniden planlamanın da ekonomik karşılığı vardır.
Kritik tedarikçileri belirlemek gerekir
Her tedarikçinin aynı seviyede risk oluşturması beklenmez. Ofis sarf malzemesi sağlayan bir şirketle üretimin devamı için zorunlu olan hammaddenin tedarikçisi aynı önemde değildir.
Bu nedenle şirketlerin önce kritik tedarikçilerini belirlemesi gerekir. Burada ürünün maliyetinden çok, ürünün bulunmaması halinde işletmeye ne olacağı önemlidir.
Bir parça çok ucuz olabilir. Ancak o parça olmadan milyonlarca liralık üretim hattı çalışmıyorsa o tedarik kalemi kritiktir.
Şirketler kritik tedarikçileri belirlerken şu sorulara bakabilir:
- Bu ürün gelmezse üretim veya hizmet durur mu?
- Alternatif tedarikçi ne kadar sürede devreye alınabilir?
- Ürün özel teknik özellik gerektiriyor mu?
- Tedarikçi finansal veya operasyonel açıdan güvenilir mi?
- Ürün ithal ediliyorsa lojistik veya kur riski yüksek mi?
- Aynı ürünün farklı kaynaktan alınması kalite problemi oluşturur mu?
Bu değerlendirme sonucunda hangi tedarik ilişkilerinin özellikle korunması ve yedeklenmesi gerektiği daha net görülebilir.
Alternatif tedarikçi sadece kriz anında aranmaz
Şirketlerin yaptığı yaygın hatalardan biri alternatif tedarikçiyi ancak mevcut tedarikçi sorun çıkardığında aramaktır. Oysa kriz anında bulunan ilk alternatifin fiyatı yüksek, kalitesi belirsiz veya teslimat süresi yetersiz olabilir.
Sağlıklı yaklaşım, mevcut tedarikçiyle çalışmaya devam ederken alternatifleri de tanımaktır.
Alternatif tedarikçiyle mutlaka büyük hacimde çalışmak gerekmez. Küçük deneme siparişleri verilebilir, ürün kalitesi kontrol edilebilir ve ticari koşullar önceden görülebilir.
Böylece ihtiyaç ortaya çıktığında şirket sıfırdan tedarikçi aramak zorunda kalmaz.
Aşırı tedarikçi sayısı da sorun yaratabilir
Tek tedarikçiye bağımlılık risklidir ancak diğer uç da verimsizlik yaratabilir.
Aynı ürünü çok sayıda firmadan küçük miktarlarda almak, satın alma gücünü azaltabilir ve kalite standardını zorlaştırabilir. Ayrıca sözleşme, ödeme ve lojistik yönetimi daha karmaşık hale gelir.
Bu nedenle hedef mümkün olduğunca fazla tedarikçi bulmak değil, kritik kalemlerde yeterli alternatif oluşturmaktır.
Bazı ürünlerde tek tedarikçiyle güçlü bir ana ilişki kurulup ikinci bir tedarikçi yedek olarak tutulabilir. Bazı ürünlerde ise hacim iki veya üç tedarikçiye bölünebilir.
Doğru model, sektörün ve ürünün özelliklerine göre değişir.
Tedarikçinin sağlığını da izlemek gerekir
Tedarikçi riskini yalnızca teslimat performansı üzerinden değerlendirmek yeterli değildir.
Bir şirket bugün zamanında teslimat yapıyor olabilir ancak finansal zorluk yaşıyorsa gelecekte sorun çıkabilir. Personel kaybı, üretim kapasitesindeki düşüş, sürekli yönetici değişikliği veya kalite problemlerindeki artış erken sinyal niteliğinde olabilir.
Bu nedenle özellikle kritik tedarikçilerde şu göstergeler düzenli olarak izlenebilir:
- Teslimat performansı,
- Kalite ve hata oranı,
- Fiyat değişimleri,
- Finansal istikrar,
- Üretim kapasitesi,
- İletişim hızı,
- Sorunlara çözüm üretme yeteneği.
Bu bilgiler yalnızca satın alma departmanında kalmamalı, gerektiğinde yönetim tarafından da görülmelidir.
Güçlü tedarik zinciri pazarlık gücü de yaratır
Alternatif tedarikçilerin bulunması yalnızca kriz yönetimi açısından faydalı değildir. Şirketin ticari pazarlık gücünü de artırabilir.
Bir işletme belirli bir ürünü yalnızca tek kaynaktan almak zorundaysa fiyat artışlarına karşı hareket alanı sınırlıdır. Ancak kalite kriterlerini karşılayan farklı kaynakları varsa şartları daha objektif değerlendirebilir.
Buradaki amaç tedarikçileri sürekli fiyat rekabetine sokmak değildir. Uzun vadeli ve güvene dayalı ilişkiler değerlidir. Ancak sağlıklı ticari ilişki, taraflardan birinin tamamen diğerine bağımlı olmasını gerektirmez.
Tedarik zinciri yönetimi kriz çıkmadan önce yapılır
Birçok işletmede tedarikçi yönetimi günlük satın alma faaliyetinin parçası olarak görülür. Sipariş verilir, mal gelir, ödeme yapılır ve süreç tamamlanır.
Oysa stratejik açıdan bakıldığında tedarik zinciri şirketin devamlılığının bir parçasıdır.
Özellikle üretim yapan, ihracat gerçekleştiren veya müşterilerine belirli teslimat taahhüdünde bulunan işletmeler için tedarik kesintisi doğrudan itibar ve gelir kaybına dönüşebilir.
Bu nedenle iyi tedarik yönetiminin temel sorusu yalnızca:
“Bugün ihtiyacımız olan ürünü nereden alacağız?”
olmamalıdır.
Bir ikinci soru daha sorulmalıdır:
“Yarın bu kaynaktan alamazsak ne yapacağız?”
Bu sorunun cevabı hazırsa şirket yalnızca daha iyi satın alma yapmıyor, aynı zamanda kendi operasyonel dayanıklılığını da güçlendiriyor demektir.
