Bir şirkette çok toplantı yapılması, o şirketin iyi yönetildiği anlamına gelmez.
Hatta bazı işletmelerde toplantılar, karar almayı hızlandırmak yerine tam tersine yavaşlatır.
Aynı konu birkaç kez konuşulur.
Aynı kişiler tekrar tekrar bir araya gelir.
Sorunlar aktarılır.
Fikirler söylenir.
Ama toplantı bittiğinde çoğu kişinin kafasında aynı soru kalır:
“Peki şimdi ne yapacağız?”
Sorun toplantının kendisi değildir.
Sorun, toplantının karar üretmeyen bir konuşma alanına dönüşmesidir.
Toplantının amacı net değilse zaman kaybı başlar
Her toplantının bir nedeni olmalıdır.
Bilgi paylaşmak mı?
Karar almak mı?
Sorun çözmek mi?
Plan yapmak mı?
Performansı değerlendirmek mi?
Bu amaç belirlenmediğinde toplantı farklı beklentilerle gelen insanların aynı odada konuştuğu bir etkinliğe dönüşür.
Bir kişi bilgi vermeye gelirken başka biri karar alınmasını bekler.
Bir başkası sadece dinler.
Sonuçta toplantı yapılmış olur ama iş ilerlemez.
İyi toplantının ilk şartı basittir:
Toplantı başlamadan önce neden yapıldığı bilinmelidir.
Her konu toplantı gerektirmez
Şirketlerde zaman kaybının önemli nedenlerinden biri, kısa bir e-posta veya mesajla çözülebilecek konular için toplantı yapılmasıdır.
Bir bilginin duyurulması gerekiyorsa çoğu zaman toplantıya ihtiyaç yoktur.
Bir dosyanın son durumu paylaşılacaksa yazılı rapor yeterli olabilir.
Toplantı; insanların birlikte düşünmesine, karar vermesine veya farklı görüşleri değerlendirmesine ihtiyaç duyulan konular için daha değerlidir.
Bu ayrım yapılmadığında çalışanların gününün önemli kısmı toplantılar arasında geçebilir.
Asıl işi yapmak içinse toplantı sonraları veya mesai dışı saatler kalır.
Katılımcı sayısı arttıkça verim her zaman artmaz
Toplantılara “bilgisi olsun” düşüncesiyle gereğinden fazla kişi davet edilebilir.
Ancak toplantıdaki her kişinin zamanı şirket açısından bir maliyettir.
Sekiz kişinin katıldığı bir saatlik toplantı aslında şirket açısından sekiz saatlik çalışma zamanı anlamına gelir.
Bu nedenle toplantıya kimlerin gerçekten katılması gerektiği düşünülmelidir.
Bir kişinin;
karar verme,
bilgi sağlama
veya doğrudan uygulama sorumluluğu yoksa toplantıda bulunması şart olmayabilir.
Gerekli bilgi daha sonra kendisine aktarılabilir.
Karar sahibi belli değilse toplantı uzar
Bazı toplantılarda herkes konuşur fakat kimsenin son kararı verme yetkisi yoktur.
Bu durumda konu tekrar üst yönetime taşınır.
Yeni bir toplantı yapılır.
Sonra başka bir onay gerekir.
Böylece basit bir karar günlerce sürebilir.
Toplantı başlamadan önce şu soru net olmalıdır:
Bu konuda son kararı kim verecek?
Karar sahibinin toplantıda bulunması veya önceden yetki sınırlarının belirlenmiş olması süreci önemli ölçüde hızlandırabilir.
Gündem yoksa konu dağılır
Toplantıların uzamasının en yaygın nedenlerinden biri gündem eksikliğidir.
Bir konu konuşulurken başka bir sorun açılır.
Oradan başka bir müşteriye geçilir.
Sonra personel konusu gündeme gelir.
Toplantı sonunda birçok şey konuşulmuştur ama ana konu çözülememiştir.
Kısa bir gündem bile bu sorunu azaltabilir.
Toplantı öncesinde;
- konuşulacak konular,
- alınması gereken kararlar,
- gerekli belgeler,
- toplantının tahmini süresi
belirlenebilir.
Bu hazırlık toplantının disiplinini artırır.
Toplantı sonunda üç şey belli olmalı
Verimli bir toplantının sonunda herkesin cevabını bilmesi gereken üç temel soru vardır:
- Ne yapılacak?
- Kim yapacak?
- Ne zamana kadar yapılacak?
Bu üç sorunun cevabı yoksa toplantı büyük ihtimalle yalnızca konuşma olarak kalmıştır.
Örneğin;
“Satışları artırmamız gerekiyor.”
bir karar değildir.
Buna karşılık;
“Satış ekibi mevcut müşterilerin son altı aylık siparişlerini analiz edecek ve cuma gününe kadar çapraz satış fırsatlarını raporlayacak.”
uygulanabilir bir karardır.
İkinci ifadede görev, sorumlu ve süre bellidir.
Aynı konu tekrar tekrar konuşuluyorsa sorun takip sisteminde olabilir
Bazı şirketlerde aynı mesele her hafta toplantı gündemine gelir.
“Web sitesi güncellenecek.”
“Stok sorunu çözülecek.”
“Yeni müşteri listesi hazırlanacak.”
“Teklif şablonu değiştirilecek.”
Haftalar geçer, konu hâlâ gündemdedir.
Bu durum çoğu zaman insanların isteksizliğinden değil, takip mekanizmasının yetersizliğinden kaynaklanır.
Alınan kararların kayda geçirilmesi ve sonraki toplantıda durumunun kontrol edilmesi gerekir.
Basit bir görev listesi bile büyük fark yaratabilir.
Toplantı kültürü şirket kültürünü de gösterir
Toplantılar yalnızca iş konuşulan yerler değildir.
Şirketin yönetim biçimini de gösterir.
Çalışanların konuşmasına izin veriliyor mu?
Farklı görüşler değerlendiriliyor mu?
İtiraz eden kişi sorun çıkaran biri olarak mı görülüyor?
Kararlar veriye mi dayanıyor, unvana mı?
Toplantıdaki davranış biçimi zamanla şirket kültürünün bir parçasına dönüşür.
İnsanların yalnızca yöneticinin ne düşündüğünü tahmin etmeye çalıştığı bir toplantı ortamında gerçek sorunların konuşulması zorlaşır.
Daha verimli toplantı için ne yapılabilir?
Toplantı sayısını azaltmak tek başına çözüm değildir.
Asıl amaç her toplantının değer üretmesini sağlamaktır.
Şirketler birkaç basit uygulamayla başlayabilir:
- Toplantının amacını önceden belirleyin.
- Yalnızca gerekli kişileri davet edin.
- Mümkünse gündemi toplantıdan önce paylaşın.
- Bilgilendirme konularını yazılı iletişime taşıyın.
- Her gündem maddesi için karar sahibini belirleyin.
- Toplantı sonunda görevleri ve sorumluları netleştirin.
- Her görev için bir tarih koyun.
- Önceki toplantıda alınan kararların durumunu takip edin.
- Aynı konunun sürekli gündeme gelmesinin nedenini araştırın.
Şirketin en pahalı kaynaklarından biri zamandır
Bir işletme gereksiz bir harcama yaptığında bunu muhasebe kayıtlarında görür.
Ancak on kişinin iki saat boyunca sonuçsuz bir toplantıda bulunmasının maliyeti çoğu zaman hiçbir raporda görünmez.
Oysa o süre;
müşteri görüşmesine,
ürün geliştirmeye,
satışa,
üretime
veya sorun çözmeye ayrılabilirdi.
Bu nedenle toplantının maliyetini yalnızca kullanılan salon veya ikramla ölçmek doğru değildir.
Asıl maliyet insanların zamanıdır.
İyi şirketler toplantıyı iletişim aracı olarak kullanır.
Kötü yönetilen şirketlerde ise toplantı, karar verememenin yerine geçebilir.
Aradaki fark toplantı sayısında değil, toplantıdan çıkan sonuçtadır.
Bir toplantıdan sonra herkes ne yapacağını biliyorsa zaman büyük ihtimalle doğru kullanılmıştır.
Toplantı bittikten sonra yeni bir toplantıya ihtiyaç duyuluyorsa, sorun toplantıda değil karar alma sisteminde olabilir.
