Bir çalışan yıllarca şirketin önemli işlerini yürütür.
Tedarikçileri tanır.
Fiyat geçmişini bilir.
Müşterilerin taleplerini hatırlar.
Sistemin nasıl çalıştığını öğrenmiştir.
Sonra bir gün şirketten ayrılır.
Ve yönetim şu gerçekle karşılaşır:
Çalışan gitmemiş, şirket bilgisinin bir bölümü de onunla birlikte gitmiştir.
Bu durum işletmelerde sanıldığından daha ciddi bir kurumsal risktir.
Bilgi insanların kafasında kaldığında risk oluşur
Her şirketin yazılı olmayan bilgileri vardır.
Hangi müşterinin hangi ürünü tercih ettiği,
hangi tedarikçinin güvenilir olduğu,
hangi makinenin belirli koşullarda sorun çıkardığı,
hangi işlemin hangi sırayla yapılması gerektiği
zaman içerisinde çalışanların tecrübesiyle oluşur.
Bu bilgi değerlidir.
Sorun, yalnızca tek kişinin hafızasında bulunmasıdır.
“Onu sadece Mehmet Bey biliyor” uyarı işaretidir
Bir şirkette sık sık şu cümle duyuluyorsa dikkat etmek gerekir:
“Onu Mehmet Bey bilir.”
Mehmet Bey izinliyse?
Hastaysa?
İşten ayrılırsa?
Bu bilgiye ulaşılamıyorsa şirket kritik bir süreci kişiye bağlamış demektir.
Kurumsallaşmanın amaçlarından biri çalışan bilgisini değersizleştirmek değil, kritik bilginin şirkette kalmasını sağlamaktır.
Hangi bilgiler korunmalıdır?
Her ayrıntının prosedür haline getirilmesi gerekmez.
Ancak işletmenin devamlılığı açısından kritik olan bilgiler belirlenmelidir:
- müşteri geçmişi,
- fiyatlandırma yöntemleri,
- tedarikçi bilgileri,
- üretim reçeteleri,
- teknik ayarlar,
- sözleşmeler,
- şifre ve erişim yetkileri,
- kritik iş süreçleri,
- devam eden projeler,
- önemli iletişim kayıtları.
Bu bilgiler yalnızca kişisel bilgisayarlarda veya çalışanların hafızasında kalmamalıdır.
Dokümantasyon bürokrasi değildir
Dokümantasyon denildiğinde uzun prosedürler akla gelebilir.
Oysa iyi dokümantasyon basit olabilir.
Bir işin nasıl yapıldığını anlatan bir sayfalık açıklama,
kontrol listesi,
ortak klasör,
müşteri görüşme kaydı
veya kısa eğitim videosu bile yeterli olabilir.
Amaç kâğıt üretmek değil, bilginin tekrar kullanılmasını sağlamaktır.
Yeni çalışanların uyum süresi de kısalır
Kurumsal hafızanın faydası yalnızca çalışan ayrıldığında ortaya çıkmaz.
Yeni personelin işe uyumunda da büyük avantaj sağlar.
Her yeni çalışan işi sıfırdan başkasına sorarak öğreniyorsa şirket sürekli aynı eğitimi tekrar eder.
Süreçler ve bilgiler kayıt altındaysa yeni çalışan çok daha hızlı adapte olabilir.
Bu durum özellikle hızlı büyüyen şirketlerde önemlidir.
Şirketin kritik kişilerini belirleyin
Her işletmede bazı kişiler diğerlerinden daha kritik bilgi taşıyabilir.
Bunu görmek için şu soru sorulabilir:
“Bu kişi yarın işe gelmezse hangi işler durur?”
Cevap “çok fazla” ise burada bir bağımlılık vardır.
Bu bağımlılık personelin kötü olduğu anlamına gelmez.
Tam tersine kişi çok değerli olabilir.
Ancak şirket açısından tek noktaya bağımlılık riskidir.
Ne yapılabilir?
Kurumsal hafıza oluşturmak için şirketler şu adımlarla başlayabilir:
- Kritik süreçleri belirleyin.
- Her süreç için en az iki kişinin bilgi sahibi olmasını sağlayın.
- Müşteri ve tedarikçi kayıtlarını ortak sistemde tutun.
- Tek kişide bulunan şifreleri merkezi ve güvenli şekilde yönetin.
- Tekrarlanan işleri kısa dokümanlarla açıklayın.
- Önemli kararların nedenleriyle birlikte kaydını tutun.
- Çalışan ayrılıklarında standart devir teslim listesi kullanın.
- Kritik görevler için yedekleme planı oluşturun.
Bilgi paylaşımı kültür haline gelmeli
Çalışanların bilgiyi kendilerinde tutması bazen iş güvencesi olarak görülebilir.
“Bu işi yalnız ben biliyorum” düşüncesi şirket açısından tehlikelidir.
Yönetim bilgi paylaşımını teşvik etmeli ve bilgiyi paylaşan çalışanın değer kaybetmeyeceğini göstermelidir.
Çalışanın gerçek değeri bilgiyi saklamasında değil, bilgiyi geliştirmesinde ve yeni sorunları çözebilmesindedir.
Kurumsal hafıza rekabet avantajıdır
Yıllar içerisinde şirketler yalnızca para veya müşteri biriktirmez.
Tecrübe de biriktirir.
Hangi hataların yapıldığını,
hangi yöntemlerin işe yaradığını,
hangi müşterinin ne istediğini,
hangi pazarda ne yaşandığını öğrenirler.
Bu bilgi kayıt altına alınmadığında aynı hatalar tekrar edilebilir.
Yeni kişiler eski deneyimleri bilmeden yeniden öğrenmek zorunda kalabilir.
Kurumsal hafıza şirketin geçmiş tecrübesini gelecekte kullanabilme yeteneğidir.
Bir çalışan ayrıldığında bazı kişisel yeteneklerin onunla gitmesi doğaldır.
Ancak şirketin temel bilgisi de gidiyorsa sistemde eksiklik vardır.
Güçlü şirketler yalnızca iyi insanlara sahip değildir.
İyi insanların ürettiği bilgiyi de şirkette tutmayı başarır.
