Birçok işletmede büyümenin önündeki engel müşteri eksikliği, sermaye yetersizliği veya personel bulamamak değildir.

Asıl sorun, şirketin bütün kararlarının tek bir kişide toplanmasıdır.

Fiyat verilecek, patron beklenir.

Satın alma yapılacak, patron aranır.

Müşteriye iskonto uygulanacak, patrona sorulur.

Personel izin isteyecek, yine patron karar verir.

Bir sorun çıktığında herkes aynı kişiye döner.

Bu yapı küçük bir işletmede başlangıçta işe yarayabilir. Şirket sahibi müşteriyi, ürünü, personeli ve parayı yakından takip eder. Kararlar hızlı alınır ve kontrol tamamen ondadır.

Ancak şirket büyüdükçe aynı yöntem avantaj olmaktan çıkıp darboğaza dönüşmeye başlar.

Çünkü şirket büyürken patronun günü büyümez.

Kurumsallaşma prosedür yazmak değildir

Kurumsallaşma denildiğinde birçok işletmenin aklına kalın prosedür dosyaları, organizasyon şemaları, toplantılar ve bürokrasi geliyor.

Oysa sağlıklı kurumsallaşmanın temelinde çok daha basit bir soru bulunur:

Şirket sahibi birkaç gün işyerinde olmadığında işler doğru şekilde devam edebiliyor mu?

Cevap hayırsa şirketin sistemi kişilere, çoğu zaman da doğrudan patrona bağlıdır.

Kurumsallaşmış bir yapıda ise çalışanlar her konuda istedikleri kararı vermez. Tam tersine, hangi konuda ne kadar karar verebileceklerini bilirler.

Yani kurumsallaşma kontrolü bırakmak değil, kontrolün yöntemini değiştirmektir.

Her kararın patrona gelmesi neden sorun?

Şirket sahibinin her konuda son sözü söylemesi ilk bakışta güvenli görünebilir.

Ancak zamanla çeşitli problemler ortaya çıkar:

Kararlar yavaşlar. Çalışan yetkili olmadığı için basit konular bile beklemeye başlar.
Patron operasyonun içine gömülür. Şirketin geleceğini düşünmek yerine günlük sorunlarla uğraşır.
Yöneticiler gelişemez. Karar vermelerine izin verilmeyen yöneticiler yalnızca talimat uygulayan çalışanlara dönüşür.
Personel sorumluluk almaktan kaçınır. Nasıl olsa son kararı patron verecek düşüncesi yaygınlaşır.
Müşteri bekler. Fiyat, teslimat, iskonto veya çözüm konusunda hızlı cevap alınamaz.
Şirket büyüdükçe sorun büyür. İş hacmi iki katına çıktığında karar sayısı da artar fakat patron hâlâ tek kişidir.

Sonuçta şirket sahibinin sürekli çalışması, şirketin güçlü olduğu anlamına gelmeyebilir.

Bazen tam tersine, sistemin henüz kurulmadığını gösterir.

Yetki devri, sınırsız yetki vermek değildir

Patron şirketlerinde en büyük endişelerden biri şudur:

“Yetki verirsem kontrolü kaybederim.”

Oysa doğru yetki devrinde kontrol kaybolmaz.

Yetkinin sınırı belirlenir.

Örneğin satış yöneticisine “istediğin indirimi yap” denmez.

Bunun yerine;

“Yüzde 5’e kadar indirimi kendin onaylayabilirsin, yüzde 5’in üzeri için yönetim onayı gerekir.”

denilebilir.

Satın alma sorumlusuna sınırsız harcama yetkisi verilmez.

Belirli ürün gruplarında ve belirli tutara kadar satın alma yapabilmesi sağlanabilir.

Buradaki temel mantık şudur:

Kişiye değil, göreve yetki verilir.

Çalışan değişse bile sistem devam eder.

Kurumsallaşmanın önemli işaretlerinden biri budur.

Patronun işi her sorunu çözmek olmamalı

Şirket sahibi bütün gün çalışanların getirdiği sorunları çözüyorsa işletme kısa vadede yürüyor olabilir.

Ancak şirket sahibinin asıl görevi sürekli yangın söndürmek değildir.

Zamanının önemli bölümünü;

şirketin yönüne,
yeni müşterilere,
yatırımlara,
finansal yapıya,
ürün geliştirmeye,
rekabete,
insan kaynağına,
yeni pazarlara

ayırabilmesi gerekir.

Günlük operasyonun büyük bölümü hâlâ patronun masasından geçiyorsa stratejik konulara ayrılabilecek zaman azalır.

Bu nedenle şirket büyüdükçe patronun daha fazla işe karışması değil, daha doğru sistem kurması gerekir.

Herkesin ne yapacağı belliyse hız artar

Kurumsal işletmelerde çalışanlar her durum için uzun talimat kitapları okumaz.

İyi sistemlerde temel soruların cevapları nettir:

Kim karar verecek?

Hangi tutara kadar yetkili?

Hangi durumda üst yönetime çıkılacak?

Kim kimi bilgilendirecek?

İşin sonucu nasıl ölçülecek?

Bu sınırlar belli olduğunda çalışan da yönetici de daha rahat hareket eder.

Şirket sahibinin telefonunun daha az çalması burada kötü bir şey değildir.

Aksine, sistemin çalıştığının göstergelerinden biri olabilir.

Şirket nereden başlamalı?

Kurumsallaşma bir gecede gerçekleşmez. Ancak her işletme oldukça basit adımlarla başlayabilir.

Patrona gelen kararları bir hafta boyunca kaydedin. Hangilerinin gerçekten şirket sahibi tarafından verilmesi gerektiğini görün.
Tekrarlanan kararları belirleyin. Sürekli aynı konu soruluyorsa orada bir kural eksik olabilir.
Yetki sınırlarını yazılı hale getirin. Tutar, iskonto, satın alma veya personel kararlarında sınırlar net olsun.
Görev ve sorumlulukları ayırın. İki kişinin aynı işi sahiplendiği veya kimsenin sahiplenmediği alanları ortadan kaldırın.
Sonucu ölçün. Yetki verilen kişiyi her adımda kontrol etmek yerine ortaya çıkan sonucu takip edin.
Hataları sistem açısından değerlendirin. Her yanlış kararda yetkiyi geri almak yerine kuralın veya eğitimin yetersiz olup olmadığına bakın.
Patronun yapmaması gereken işleri belirleyin. Bazı görevleri bilinçli olarak operasyon ekibine bırakın.

Kurumsallaşmanın basit testi

Bir şirketin ne kadar kurumsal olduğunu anlamak için onlarca gösterge kullanılabilir.

Ancak küçük ve orta ölçekli işletmeler için basit bir soru oldukça açıklayıcıdır:

Şirket sahibi bir hafta boyunca telefonunu kapatsa işletme nasıl çalışır?

Müşteriler cevap alamıyorsa,

ödemeler bekliyorsa,

fiyat verilemiyorsa,

satın alma yapılamıyorsa,

çalışanlar karar veremiyorsa

ve yöneticiler sürekli patronun dönüşünü bekliyorsa şirketin büyüklüğü ne olursa olsun önemli ölçüde kişiye bağımlı bir yapı vardır.

Kurumsallaşmanın amacı patronu şirketten uzaklaştırmak değildir.

Ama şirketi patron olmadan hiçbir şey yapamaz hale getirmek de sağlıklı değildir.

Güçlü şirket, sahibinin her kararı verdiği şirket değil; doğru kararların, doğru kişiler tarafından ve önceden belirlenmiş sınırlar içinde alınabildiği şirkettir.

Bu nedenle kurumsallaşmanın başlangıcı yeni prosedürler yazmak olmayabilir.

İlk adım çok daha basittir:

“Bu kararı gerçekten benim mi vermem gerekiyor?”

Şirket sahibi bu soruyu daha sık sormaya başladığında, kurumsallaşma da büyük ölçüde başlamış demektir.